Техника планирования
- Вечером составьте перечень дел на завтра. Не забудьте включить перерывы «резерв» времени.
- Установите последовательность дел. Учитывайте, какие дела являются более приоритетными, и то, какие дела необходимо выполнить в определенное время.
- Примерно рассчитайте, сколько времени требуется на выполнение каждого дела.
- Подсчитайте, сколько времени займет выполнение всех дел. Перенесите несрочные дела, которые не успеете выполнить завтра, на последующие дни. Делегируйте дела, которые могут выполнить другие люди.
- Утром откорректируйте план.
Лучше составлять план не на день, а на неделю или даже месяц.
Использование электронных устройств расширяет визуальные возможности при составлении плана.
Чек-лист для оценки плана
- Мой план распределения времени включает в себя время для всех видов деятельности, которыми я хочу заниматься.
- Мой план составлен таким образом, что я могу полноценно сосредоточиться на выбранной задаче, без ущерба для качества ее выполнения.
- Мой план предусматривает возможность совмещения нескольких задач, без ущерба для качества их выполнения.
- Мой план включает в себя резервы времени на выполнение новых, нетипичных задач.
- Мой план предусматривает возможность делегирования некоторых задач квалифицированным лицам.
- Я занимаюсь каждым видом деятельности в подходящий для меня период времени.
- Следуя своему плану распределения времени, я чувствую равновесие и гармонию в жизни, он придает мне энергию и силы.
Как видно из матрицы управления временем, виды нашей деятельности определяются двумя факторами: срочным и важным.
Срочное – то, что требует немедленного внимания. Это то, что можно обозначить словом «Сейчас!». Срочные дела обычно давят на нас, требуют действий. Часто они общеизвестны, приятны, несложны, делать их одно удовольствие. И очень часто они оказываются не важными.
Важное, с другой стороны, имеет отношение к результатам. Важным является то, что вносит вклад в вашу миссию, ваши ценности и ваши важнейшие цели.
Мы реагируем на срочное, мы по отношению к нему реактивны. Важные и не срочные дела требуют от нас большей инициативы, большей проактивности. Мы должны проявлять активность, чтобы не упустить возможность и получить результат.
Сектор I одновременно срочный и важный. Дела из этого сектора связаны с «кризисами» и «проблемами». У каждого из нас есть какое-то количество дел, относящихся к сектору I. Когда вы сосредотачиваетесь на секторе I, он разрастается, пока не накроет вас целиком. Некоторые люди ежедневно работают в таком состоянии и истощают свои ресурсы. Облегчение они видят в бегстве к делам из сектора IV.
Есть люди, которые значительную часть времени тратят на срочный, но не важный сектор III, думая, что пребывают в секторе I. Они тратят время, реагируя на срочное, считая, что это также и важное. Но в действительности срочность этих дел часто основана на приоритетах и ожиданиях других людей.
Люди эффективные держатся в стороне от секторов III и IV. При этом эффективные люди уменьшают размер сектора I, проводя больше времени в секторе II. Сектор II – это сердце эффективного персонального управления. Эффективные люди мыслят не проблемами, они мыслят возможностями. Они мыслят упреждающе.
РЕКОМЕНДАЦИИ: Необходимо научиться говорить «НЕТ» делам из секторов III и IV и это время использовать для планирования и выполнения дел из сектора II (сектора качества). За счет перераспределения времени в пользу сектора II и включения режима опережающего управления, постепенно уменьшается объем кризисных ситуаций в секторе I.
О времени со смыслом
Я никогда не думаю о будущем. Оно наступает достаточно быстро. (Эйнштейн А.)
Глупо строить планы на всю жизнь, не будучи господином даже завтрашнего дня. (Сенека)
Время проходит, вот в чем беда. Прошлое растет, а будущее сокращается. Все меньше шансов что-нибудь сделать — и все обиднее за то, чего не успел. (Харуки Мураками)
Время есть мысль или мера, а не сущность. (Антифонт)
Время есть бесконечное движение, без единого момента покоя — и оно не может быть мыслимо иначе. (Толстой Л. Н.)
На день надо смотреть как на маленькую жизнь. (Горький М.)
К экономии времени сводится в конечном счете вся экономия. (Маркс К.)
Если вы не думаете о будущем, у вас его не будет. (Голсуорси Дж.)
Я думаю вы со мной согласны — прошлое уже закончилось. (Буш Дж.)
Секунды умирают стайками по шестьдесят, образуя минуты. (Бегбедер Ф.)
У нас было бы вдоволь времени, если бы его не существовало. (Лец С.Е.)
Время — это капитал работника умственного труда. (О. Бальзак)
О времени с юмором
— Вот Марина гений тайм-менеджмента, она успевает ко вторнику то, что вы успеваете только к пятнице.
— Устать?
Сегодня мы возьмем интервью у человека, который все успевает.
— Скажите, как вы все успеваете?
— ДА ОТСТАНЬТЕ ВЫ!
— В понедельник я всегда чувствую себя Робинзоном Крузо.
— Это почему?
— Очень скучаю по Пятнице!..
Как говорится, тайм-менеджмент придумали те, кому он не нужен, для тех, кому он не поможет.
Человечество делится на два типа — на тех кому трудно вставать по утрам и на тех кому ОЧЕНЬ ТРУДНО ВСТАВАТЬ ПО УТРАМ
Только свободное время легко убить. А рабочее ухлопать трудно. Потому что рабочее время изворотливое и живучее.
Известны тысячи способов убивания времени, но нет еще ни одного способа его воскрешения.
Факторы обращения со временем
Инструкция: отметьте утверждения, которые к Вам относятся.
1. Я редко успеваю своевременно выполнять задания
2. У меня не хватает времени наводить порядок в доме и в своих вещах
3. Я редко вношу дела и сроки в ежедневник. Понадоблюсь − напомнят
4. В моей записной книжке непросто сориентироваться даже мне самому
5. Я редко составляю план работы на день, неделю или месяц
6. Я иногда забываю важные вещи
7. Мне редко удается точно рассчитать время на выполнение задания и уложиться в срок
8. У меня дома полно дел, до которых месяцами руки не доходят
9. Я редко могу сказать, на что ушло время в течение дня
10. Я бодро начинаю работу, но заканчиваю вяло
11. Я часто испытываю стресс
12. У меня не хватает энергии для необходимых дел
13. Я не могу долго концентрироваться на чем-либо, часто отвлекаюсь
14. Я чувствую напряжение и усталость от работы
15. Домашняя обстановка не располагает меня к продуктивной работе
16. Я сильно завишу от планов других людей
17. Мне трудно сказать «нет»
18. Приступая к делам, теряюсь, так как не знаю, с чего начать
19. Хватаюсь за кучу дел сразу, только потом понимаю, что не справлюсь с таким объемом
20. Мне трудно четко сформулировать, к чему я стремлюсь в жизни
21. Я расходую много времени понапрасну, на мелочи, потом каюсь
22. Слишком долго работаю над задачами, пока не сочту результат идеальным
23. Я постоянно откладываю выполнение работы на более поздний срок
24. У меня есть привычка бросать дело на полпути
Интерпретация результатов
Технические ошибки: 1-9. Можно устранить, используя навыки тайм-менеджмента.
Объективные обстоятельства: 10-16. Объективные обстоятельства не поддаются коррекции, если только не поменять обстановку.
Психологические барьеры: 17-24. Можно снизить в ходе работы над собой, возможно, с помощью психолога.
Полезные ссылки:
Статьи на тему
Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем (2022)
100+ статистических данных об управлении временем, которые должен знать каждый в 2023 году (2023)
Топ 20 лучших техник тайм-менеджмента в 2023 году
Книги на тему
Тим Райхель. Слишком занят, чтобы жить. 24 приема и 7 принципов, которые избавят вас от цейтнота (2022)
В этой книге собраны 24 самые эффективные техники тайм-менеджмента. Тим Райхель, писатель, ученый и предприниматель, опираясь на многолетние исследования, выявил методики, которые реально помогают «работать, чтобы жить, а не жить, чтобы работать». Также в книге он рассказывает про 7 принципов эффективного управления ресурсами, помогающих никуда не торопиться и все успевать. Из книги вы узнаете, как:
- быстро сформировать полезные привычки;
- строить планы так, чтобы они реализовывались;
- развить концентрацию внимания;
- приобрести критическое мышление.
Метод agile life предполагает поэтапное движение к целям без насилия над собой и основан на новейших исследованиях в области нейрофизиологии, методах самокоучинга и использовании цикличных agile-спринтов. В нем заложена идея, что любого рода деятельность должна представлять собой регулярные циклы, состоящие из четырех элементов: Plan (планирование), Execute (реализация), Analyze (анализ) и Recharge (восстановление). Каждому элементу цикла посвящен раздел книги.
Каждый может тратить на работу втрое, а то и вчетверо меньше времени, чем привык. Все дело в умении фокусироваться на своем занятии. Майкл Хайятт, топ-блогер с аудиторией 4 миллиона подписчиков и автор бестселлеров New York Times, вскрывает механизм незаурядной продуктивности.
Лора Вандеркам: Что самые успешные люди делают до завтрака. И на выходных (2020)
Опираясь на истории из жизни и научные исследования, Лора Вандеркам рассказывает, что самые успешные люди делают: до завтрака — чтобы начать новый день продуктивно; на работе — чтобы добиться большего за меньшее время; и на выходных — чтобы зарядиться энергией и подготовиться к следующей неделе.
Лора Вандеркам много лет изучает графики и привычки успешных людей и делится своими знаниями в книге. P.S. Советы внутри этой книги подойдут даже совам, прокрастинаторам и тем, кто не любит бегать по утрам.
Посмотреть:
Глеб Архангельский (ежедневник), Глеб Архангельский (целеполагание)
Брайан Трейси
Куда уходит наше время. Редакция Наука (2023)
Как я управляю своим временем (2022)
Как всё успевать и быть продуктивным весь день | Мэтт Давелла (2021)