Как «все» успевать?

Техника планирования

  1. Вечером составьте перечень дел на завтра. Не забудьте включить перерывы «резерв» времени.
  2. Установите последовательность дел. Учитывайте, какие дела являются более приоритетными, и то, какие дела необходимо выполнить в определенное время.
  3. Примерно рассчитайте, сколько времени требуется на выполнение каждого дела.
  4. Подсчитайте, сколько времени займет выполнение всех дел. Перенесите несрочные дела, которые не успеете выполнить завтра, на последующие дни. Делегируйте дела, которые могут выполнить другие люди.
  5. Утром откорректируйте план.

 

Лучше составлять план не на день, а на неделю или даже месяц.

Использование электронных устройств расширяет визуальные возможности при составлении плана.

 

Чек-лист для оценки плана

  • Мой план распределения времени включает в себя время для всех видов деятельности, которыми я хочу заниматься.
  • Мой план составлен таким образом, что я могу полноценно сосредоточиться на выбранной задаче, без ущерба для качества ее выполнения.
  • Мой план предусматривает возможность совмещения нескольких задач, без ущерба для качества их выполнения.
  • Мой план включает в себя резервы времени на выполнение новых, нетипичных задач.
  • Мой план предусматривает возможность делегирования некоторых задач квалифицированным лицам.
  • Я занимаюсь каждым видом деятельности в подходящий для меня период времени.
  • Следуя своему плану распределения времени, я чувствую равновесие и гармонию в жизни, он придает мне энергию и силы.

 

 

 

Как видно из матрицы управления временем, виды нашей деятельности определяются двумя факторами: срочным и важным.

Срочное – то, что требует немедленного внимания. Это то, что можно обозначить словом «Сейчас!». Срочные дела обычно давят на нас, требуют действий. Часто они общеизвестны, приятны, несложны, делать их одно удовольствие. И очень часто они оказываются не важными.
Важное, с другой стороны, имеет отношение к результатам. Важным является то, что вносит вклад в вашу миссию, ваши ценности и ваши важнейшие цели.

Мы реагируем на срочное, мы по отношению к нему реактивны. Важные и не срочные дела требуют от нас большей инициативы, большей проактивности. Мы должны проявлять активность, чтобы не упустить возможность и получить результат.

Сектор I одновременно срочный и важный. Дела из этого сектора связаны с «кризисами» и «проблемами». У каждого из нас есть какое-то количество дел, относящихся к сектору I. Когда вы сосредотачиваетесь на секторе I, он разрастается, пока не накроет вас целиком. Некоторые люди ежедневно работают в таком состоянии и истощают свои ресурсы. Облегчение они видят в бегстве к делам из сектора IV.

Есть люди, которые значительную часть времени тратят на срочный, но не важный сектор III, думая, что пребывают в секторе I. Они тратят время, реагируя на срочное, считая, что это также и важное. Но в действительности срочность этих дел часто основана на приоритетах и ожиданиях других людей.

Люди эффективные держатся в стороне от секторов III и IV. При этом эффективные люди уменьшают размер сектора I, проводя больше времени в секторе II. Сектор II – это сердце эффективного персонального управления. Эффективные люди мыслят не проблемами, они мыслят возможностями. Они мыслят упреждающе.

РЕКОМЕНДАЦИИ: Необходимо научиться говорить «НЕТ» делам из секторов III и IV и это время использовать для планирования и выполнения дел из сектора II (сектора качества). За счет перераспределения времени в пользу сектора II и включения режима опережающего управления, постепенно уменьшается объем кризисных ситуаций в секторе I.

 

О времени со смыслом

Я никогда не думаю о будущем. Оно наступает достаточно быстро. (Эйнштейн А.)

Глупо строить планы на всю жизнь, не будучи господином даже завтрашнего дня. (Сенека)

Время проходит, вот в чем беда. Прошлое растет, а будущее сокращается. Все меньше шансов что-нибудь сделать — и все обиднее за то, чего не успел. (Харуки Мураками)

Время есть мысль или мера, а не сущность. (Антифонт)

Время есть бесконечное движение, без единого момента покоя — и оно не может быть мыслимо иначе. (Толстой Л. Н.)

На день надо смотреть как на маленькую жизнь. (Горький М.)

К экономии времени сводится в конечном счете вся экономия. (Маркс К.)

Если вы не думаете о будущем, у вас его не будет. (Голсуорси Дж.)

Я думаю вы со мной согласны — прошлое уже закончилось. (Буш Дж.)

Секунды умирают стайками по шестьдесят, образуя минуты. (Бегбедер Ф.)

У нас было бы вдоволь времени, если бы его не существовало. (Лец С.Е.)

Время — это капитал работника умственного труда. (О. Бальзак)

 

О времени с юмором

— Вот Марина гений тайм-менеджмента, она успевает ко вторнику то, что вы успеваете только к пятнице.

— Устать?

Сегодня мы возьмем интервью у человека, который все успевает.

— Скажите, как вы все успеваете?

— ДА ОТСТАНЬТЕ ВЫ!

— В понедельник я всегда чувствую себя Робинзоном Крузо.

— Это почему?

— Очень скучаю по Пятнице!..

Как говорится, тайм-менеджмент придумали те, кому он не нужен, для тех, кому он не поможет.

Человечество делится на два типа — на тех кому трудно вставать по утрам и на тех кому ОЧЕНЬ ТРУДНО ВСТАВАТЬ ПО УТРАМ

Только свободное время легко убить. А рабочее ухлопать трудно. Потому что рабочее время изворотливое и живучее.

Известны тысячи способов убивания времени, но нет еще ни одного способа его воскрешения.

 

Факторы обращения со временем

Инструкция: отметьте утверждения, которые к Вам относятся.

1. Я редко успеваю своевременно выполнять задания

2. У меня не хватает времени наводить порядок в доме и в своих вещах

3. Я редко вношу дела и сроки в ежедневник. Понадоблюсь − напомнят

4. В моей записной книжке непросто сориентироваться даже мне самому

5. Я редко составляю план работы на день, неделю или месяц

6. Я иногда забываю важные вещи

7. Мне редко удается точно рассчитать время на выполнение задания и уложиться в срок

8. У меня дома полно дел, до которых месяцами руки не доходят

9. Я редко могу сказать, на что ушло время в течение дня

10. Я бодро начинаю работу, но заканчиваю вяло

11. Я часто испытываю стресс

12. У меня не хватает энергии для необходимых дел

13. Я не могу долго концентрироваться на чем-либо, часто отвлекаюсь

14. Я чувствую напряжение и усталость от работы

15. Домашняя обстановка не располагает меня к продуктивной работе

16. Я сильно завишу от планов других людей

17. Мне трудно сказать «нет»

18. Приступая к делам, теряюсь, так как не знаю, с чего начать

19. Хватаюсь за кучу дел сразу, только потом понимаю, что не справлюсь с таким объемом

20. Мне трудно четко сформулировать, к чему я стремлюсь в жизни

21. Я расходую много времени понапрасну, на мелочи, потом каюсь

22. Слишком долго работаю над задачами, пока не сочту результат идеальным

23. Я постоянно откладываю выполнение работы на более поздний срок

24. У меня есть привычка бросать дело на полпути

Интерпретация результатов

Технические ошибки: 1-9. Можно устранить, используя навыки тайм-менеджмента.

Объективные обстоятельства: 10-16. Объективные обстоятельства не поддаются коррекции, если только не поменять обстановку.

Психологические барьеры: 17-24. Можно снизить в ходе работы над собой, возможно, с помощью психолога.

 

Полезные ссылки:

Статьи на тему

Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем (2022)

100+ статистических данных об управлении временем, которые должен знать каждый в 2023 году (2023)

Топ 20 лучших техник тайм-менеджмента в 2023 году

Книги на тему

Тим Райхель. Слишком занят, чтобы жить. 24 приема и 7 принципов, которые избавят вас от цейтнота (2022)

В этой книге собраны 24 самые эффективные техники тайм-менеджмента. Тим Райхель, писатель, ученый и предприниматель, опираясь на многолетние исследования, выявил методики, которые реально помогают «работать, чтобы жить, а не жить, чтобы работать». Также в книге он рассказывает про 7 принципов эффективного управления ресурсами, помогающих никуда не торопиться и все успевать. Из книги вы узнаете, как:

  • быстро сформировать полезные привычки;
  • строить планы так, чтобы они реализовывались;
  • развить концентрацию внимания;
  • приобрести критическое мышление.

Катерина Ленгольд. Agile life. Как вывести жизнь на новую орбиту, используя методы agile-планирования, нейрофизиологию и самокоучинг (2022)

Метод agile life предполагает поэтапное движение к целям без насилия над собой и основан на новейших исследованиях в области нейрофизиологии, методах самокоучинга и использовании цикличных agile-спринтов. В нем заложена идея, что любого рода деятельность должна представлять собой регулярные циклы, состоящие из четырех элементов: Plan (планирование), Execute (реализация), Analyze (анализ) и Recharge (восстановление). Каждому элементу цикла посвящен раздел книги.

Майкл Хайятт. Жизнь в расфокусе. Как перестать отвлекаться на ерунду и начать успевать больше за меньшее время (2021)

Каждый может тратить на работу втрое, а то и вчетверо меньше времени, чем привык. Все дело в умении фокусироваться на своем занятии. Майкл Хайятт, топ-блогер с аудиторией 4 миллиона подписчиков и автор бестселлеров New York Times, вскрывает механизм незаурядной продуктивности.

Лора Вандеркам: Что самые успешные люди делают до завтрака. И на выходных (2020)

Опираясь на истории из жизни и научные исследования, Лора Вандеркам рассказывает, что самые успешные люди делают: до завтрака — чтобы начать новый день продуктивно; на работе — чтобы добиться большего за меньшее время; и на выходных — чтобы зарядиться энергией и подготовиться к следующей неделе.
Лора Вандеркам много лет изучает графики и привычки успешных людей и делится своими знаниями в книге. P.S. Советы внутри этой книги подойдут даже совам, прокрастинаторам и тем, кто не любит бегать по утрам.

Посмотреть:

Глеб Архангельский (ежедневник), Глеб Архангельский (целеполагание)

Брайан Трейси

Куда уходит наше время. Редакция Наука (2023)

Как я управляю своим временем (2022)

Как всё успевать и быть продуктивным весь день | Мэтт Давелла (2021)